“Smart working”. Una parola ormai sulla bocca di tutti da un anno a questa parte, ed è cosi che, improvvisamente, è diventata la normalità per quasi cinque milioni di dipendenti in Francia per esempio. E mentre alcuni di loro stanno cautamente tornando in ufficio, altri possono sicuramente mettere un po’ da parte le corse in metropolitana. In effetti, alcuni manager audaci stanno prendendo la decisione di unirsi al movimento delle aziende dette nomadi al 100%. È possibile lavorare da qualsiasi luogo, semplicemente con un computer e uno smartphone?
Questa tendenza è stata avviata da start-up come Buffer e Basecamp negli Stati Uniti, o Fizzer in Francia, e sta attirando sempre più organizzazioni. Nella terra del presenzialismo, la decisione di puntare sul telelavoro o su attività di coworking è oggetto di dibattito. Una scelta radicale spesso giustificata dal desiderio, o dalla necessità, di risparmiare denaro. Ma è davvero così? Ecco come funziona.
Immobili aziendali: la fine del Tetris
L’affitto, i costi operativi e le spese generali legate al mantenimento di un ufficio sono tra le spese più alte di qualsiasi azienda, qualunque sia la sua dimensione. Oltre all’affitto, bisogna aggiungere il costo dell’allestimento iniziale (in media, 500 euro/m2 nel primo anno), il deposito cauzionale (da 3 a 6 mesi di affitto), le spese di gestione (in media, 100€/m2/anno), le eventuali penali per l’abbandono della locazione etc.
Al secondo posto dopo le risorse umane, gli uffici rappresentano quindi mediamente il 10-20% dei costi del personale. Per molto tempo, le organizzazioni hanno cercato di risparmiare affrontando la questione da un punto di vista logistico: come inserire il massimo numero di dipendenti in uno spazio minimo? Quante scrivanie con un computer e un telefono possono essere inserite in un metro quadrato?
Oggi, l’ottimizzazione dello spazio è passata in secondo piano. Gli uffici sono visti più come una vetrina della cultura aziendale. Dalle ultime macchine per il caffè, al biliardino presente in un angolo e ai mobili di design, l’attenzione all’ambiente e alla qualità della vita sul posto di lavoro ha continuato a crescere. Dal più colorato al più minimalista, danno il tono, trasmettono lo stato d’animo delle persone che ci lavorano e costituiscono un punto fondamentale per le assunzioni. Dover rinunciare a tutto questo per risparmiare denaro, significa dover trovare un nuovo modo per far vivere questa cultura aziendale e farvi aderire i dipendenti.
La sfida? Inventare nuovi modi di lavorare insieme
Secondo Global Workplace Analytics, ogni dipendente che lavora in smart-working per metà della settimana potrebbe far risparmiare alle aziende circa 11.000 dollari all’anno. Fare a meno degli uffici fa risparmiare denaro, ma significa anche nuove forme di spesa. Niente si perde, niente si crea, tutto si trasforma. Infatti, tutte le aziende che hanno scelto di passare a un’organizzazione di tipo nomade, sono consapevoli che: il telefono non basta, il telelavoro funziona solo se i dipendenti hanno la possibilità di incontrarsi fisicamente, su base regolare. Questo, non solo per costruire relazioni ma anche per intraprendere progetti esistenti o lanciarne di nuovi.
Per i 700 dipendenti di WordPress – di cui più di 500 sono lavoratori smart sparsi in 40 paesi – vengono organizzati da uno a tre incontri ogni anno, in un nuovo paese, a spese dell’azienda. Treni, aerei, taxi, hotel, ristoranti… tutte spese che gonfiano il conto. I risparmi sono ancora significativi, e non paragonabili all’affitto di un ufficio in una grande città, ma attenzione a non sopravvalutarli.
Matt Mullenweg, CEO di WordPress, sostiene anche che la flessibilità offerta dal telelavoro porta a più creatività e produttività. Come funziona? Dalla diversità dei profili che possono essere reclutati. Infatti, senza un ufficio fisico, le organizzazioni hanno accesso a nuovi pool di talenti. È finalmente possibile assumere quel brillante Art Director finlandese individuato su LinkedIn, e persino convincere la tua rock-star dell’ingegneria a continuare a lavorare per te nonostante si sia trasferito in territorio d’oltralpe!
Insomma, l’organizzazione di tipo nomade, permette a qualsiasi dipendente con un computer e uno smartphone di far parte del vostro team. Per l’azienda, la scomparsa di questi ‘vincoli fisici’ è un modo per stimolare la creatività e l’innovazione.
Smartphone performanti e sedia comoda: rivalutare l’attrezzatura e le condizioni di lavoro
Oltre all’aspetto culturale, un ufficio offre anche le attrezzature e le risorse necessarie per svolgere le diverse mansioni. Telefoni, computer, sale riunioni etc. Permette una facile collaborazione e una comunicazione efficiente quando serve. Quindi, prima di parlare dei nuovi metodi di lavoro che accompagnano qualsiasi trasformazione verso un’organizzazione di tipo nomade, tracciare una linea sui propri metri quadrati, richiede prima di attrezzarsi correttamente. Smartphone e computer ad alte prestazioni, strumenti di videoconferenza, cuffie: quanto basta per sfidare il più entusiasta dei direttori aziendali (e far impallidire il Chief Financial Officer)!
Affinché il telelavoro diventi la norma, le aziende devono fornire ai loro dipendenti un ambiente di lavoro simile all’ufficio. Lavorare con una connessione internet a scatti e un telefono obsoleto, seduti su uno sgabello da cucina traballante, non è possibile. Ecco perché alcune aziende stanno scegliendo di offrire spazi di co-working. Un’alternativa interessante che offre sia strutture migliori, ma anche la possibilità di trovare uno “spirito da ufficio” e colleghi e amici per bere un caffè durante le pause.
Il mobilio è stato a lungo considerato come una spesa indispensabile, un dato di fatto. In un mondo post-emergenza Covid-19, questa convinzione viene giustamente messa in discussione. ” Con il passare del tempo, alcune aziende potrebbero ridurre i loro costi mobiliare del 30%. Stando a quanto riportato dall’ultimo studio di McKinsey & Company, coloro che passano a un modello completamente virtuale potrebbero quasi eliminarli.
La pandemia ha costretto le aziende e i loro dipendenti ad adattarsi. Anche oggi, i primi continuano i loro sforzi per fornire attrezzature migliori: smartphone, computers, strumenti di videoconferenza. E questi ultimi stanno sviluppando nuove forme di collaborazione digitale con notevole efficienza. Quindi quante organizzazioni decideranno di intraprendere questo passo? Sebbene fare a meno degli uffici offre un risparmio sostanziale, è anche una sfida organizzativa e culturale per coloro che intraprendono l’avventura.
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