Che i vostri dipendenti siano in ufficio o in telelavoro, la performance rimane la chiave, specialmente in tempi incerti come questi. Disponibilità, efficienza, energia: dove sono i segnali chiave della produttività e quali applicazioni aiuteranno a rafforzare la vostra forza lavoro?
Segnale 1: buona comunicazione in tutte le circostanze
Presenza, ma a distanza: negli ultimi mesi, le videoconferenze sono diventate parte della vita aziendale quotidiana e i metodi di collaborazione si sono profondamente trasformati. Per affrontare queste tematiche, le applicazioni in questo campo si sono diversificate.
Che sia per comunicare con i colleghi, i clienti o per promuovere un clima sereno con i dirigenti, ci sono naturalmente gli indistruttibili Zoom e Google Meet. Queste due applicazioni gratuite sono note per la loro fluidità e facilità d’uso.
Ma sono lontani dall’essere le uniche piattaforme sul mercato. GotoMeeting guadagna punti per la sua interfaccia chiara su cellulare. Da parte sua, Microsoft Teams si presenta soprattutto come una “piattaforma collaborativa”: oltre ad essere un’applicazione per videoconferenze, è anche un sistema di messaggistica per strumenti di brainstorming a distanza (una lavagna, la creazione di una stanza, la proiezione di contenuti interattivi…). Un servizio disponibile quando si ha il pacchetto Microsoft per una parvenza di “vita reale”.
Ed è in questa direzione che si inscrive Discord: ricreando spazi di convivialità e discussione, l’applicazione è esplosa durante il primo lockdown, diventando l’app numero 1 record di download.
Infine, StarLeaf, l’ultima app 100% europea, ha scelto un utilizzo semplice e iper affidabile, certificato ISO/IEC27001 con comunicazioni criptate in transito e a riposo. Questo è un argomento chiave se si considera che molti manager sono diffidenti nei confronti del lavoro a distanza, soprattutto per paura di perdita di dati e questioni di riservatezza.
Segnale 2: buona concentrazione
Che si lavori da casa o in ufficio, le distrazioni possono essere molteplici, soprattutto quando si tratta di portare a termine un compito complesso. Email inopportune, notifiche dalle tue applicazioni, dipendenza dai social network, visite o chiamate inaspettate… tutto questo contribuisce a interrompere le fasi di lavoro.
Per promuovere un clima di “deep work”, sono state create diverse applicazioni come Cold Turkey o Forest.
Il primo blocca l’accesso a certi siti (giochi, social network, e-mail, ecc.) per un determinato periodo di tempo in determinati momenti della giornata. Per limitare al massimo le tentazioni, è anche possibile bloccare il timer.
Sta a te, come datore di lavoro, incoraggiare e comunicare questo modo di lavorare: perché senza organizzazione e autorità, potrebbe diventare rapidamente anarchia, con fallimenti.
Con Forest, è più divertente: si pianta un seme ogni volta che si deve rimanere concentrati su un argomento. A meno che non si lasci l’applicazione, il seme diventerà un albero in 30 minuti. Più si lavora, più la foresta cresce! Un po’ di gamification per coinvolgere i propri collaboratori: è semplice, ma abbiamo dovuto pensarci.
Ancora più semplice: sia IOS che Android hanno ora funzioni di “benessere digitale” che ti permettono di analizzare il tuo comportamento sul tuo smartphone e diventare consapevole delle potenziali dipendenze.
Segnale 3: stress
La crisi sanitaria legata all’epidemia di Covid-19, ha conferito un carattere “umano” ai posti di lavoro nelle Risorse Umane. Oltre alle distrazioni, i tuoi dipendenti guadagneranno anche in performance gestendo correttamente il loro stress e le loro emozioni. È il nemico numero uno delle aziende, il fattore che paralizza le volontà più forti e tiene prigioniere le più belle coscienze professionali. Allora perché non incoraggiare la meditazione e più in generale promuovere il benessere dei propri dipendenti?
Per questo, Petit Bambou è l’app di riferimento, nella vita personale e professionale. Con brevi programmi (alcuni dei quali sono specifici per il lavoro), l’applicazione promette una migliore gestione dello stress praticando facilmente la meditazione mindfulness. Breathing Zone è un’applicazione analoga che insegna a respirare meglio. Ideale per gestire i picchi di stress e aiutare a disinnescare situazioni complesse. Il piccolo extra: l’applicazione rileva automaticamente il ritmo della respirazione e permette all’utente di trovare conforto in pochi minuti.
Segnale 4: buona gestione del tempo
Saper gestire il proprio tempo è una garanzia di efficienza per i propri dipendenti. Per aiutarli a ottimizzare i loro progetti, ecco due applicazioni promettenti che danno a tutti la possibilità di organizzarsi. Un argomento che è molto importante in un contesto in cui i giorni non sono sempre uguali.
Clear Todos è facile da usare e intuitivo: permette di gestire la propria lista di cose da fare facilmente, visualizzando i propri obiettivi e semplicemente dettagliando i passi per raggiungerli. Il lavoro diventa più concreto, i sub-compiti rassicurano. Bonus: l’app si sincronizza con iCloud. Per quanto riguarda Workflowy, assume una posizione che sdrammatizza: con un’interfaccia minimalista, si va verso un ambiente di lavoro strutturato e organizzato, che favorisce serenità e quindi una maggiore efficienza.
Segnale 5: Una buona squadra di lavoro
Hai forse l’obiettivo di incoraggiare sempre più la tua team a lavorare insieme favorendo un clima favorevole agli scambi, anche a distanza? Ecco uno strumento che riunisce e permette di gestire efficacemente qualsiasi tipo di progetto: Monday.com. Questa è la piattaforma che ha reso la vita più facile ai lavoratori in smart-working, centralizzando la gestione dei compiti di ogni dipendente su un’unica interfaccia. Per affrontare le sfide della co-collaborazione, permette di definire sprint di lavoro con tutto il team, assegnare, commentare o dare priorità a un compito, etc.
Bonus: il risultato finale è colorato, dinamico e molto intuitivo. Niente più email con tutti in copia mail. Questa è l’applicazione che sincronizza, federa e ottimizza. Difficile renderlo più completo 😉
Sulla stessa linea, non dimentichiamo Notion: un principio piuttosto simile, con caratteristiche che promuovono il lavoro di squadra e la condivisione di documenti.
Segnale 6: buona creatività
Un’azienda di successo è una struttura creativa, che spinge i dipendenti fuori dalla loro zona di comfort per innovare e non riposare mai sugli allori. Ma per i tuoi dipendenti, non è sempre facile essere una forza di propositività, spesso presi dai compiti quotidiani…
Paper by Dropbox è l’applicazione che darà una spinta alle idee e alle ispirazioni. Disegnare, disegnare, disegnare diagrammi, prendere appunti… L’interfaccia, ordinata e fluida, permette di creare rapidamente e senza vincoli. Uno strumento facile da usare per lasciare spazio alla creazione, senza impantanarsi in menu complessi. Un ottimo modo per spingere i tuoi dipendenti verso progetti più impegnati.
E per dare ancora più prospettiva e soprattutto per condividere la tua visione e i tuoi progetti, il mindmapping è un ottimo strumento. Sia SimpleMind che Coggle ne hanno capito il potenziale: con una curva di apprendimento veloce e un uso intuitivo e collaborativo, il mindmapping permette una resa molto visiva e di facile accesso di soggetti che possono essere complessi e multidimensionali.
Qui sotto c’è un esempio di rendering con SimpleMind :
Ideale per illustrare i principi e il posizionamento della tua struttura e mobilitare dunque i tuoi dipendenti su progetti di rilievo. Soprattutto perché è possibile aggiungere file media, documenti o memo vocali, mentre si arricchisce la mappa con colori o simboli vari. In breve, i dipendenti possono arrivare rapidamente alle questioni di base e partecipare, ognuno al proprio livello, alla riflessione e alle varie fasi di progettazione.
E buone notizie: la maggior parte delle applicazioni presentate qui hanno una versione gratuita. Quindi sta a te provarli prima di decidere di adottarli. Lo smartphone, se da un lato può essere un nemico della concentrazione e del rendimento, dall’altro può permetterti di sperimentare nuovi modi di fare le cose, di organizzarti e creare così un clima favorevole alla crescita e allo sviluppo del tuo business.
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