Que vos équipes soient en présentiel ou en télétravail, la performance reste clé, d’autant plus dans une période d’incertitudes comme celle que nous traversons actuellement. Disponibilité, efficacité, énergie : où se trouvent les marqueurs clés de la productivité et quelles sont les applications qui vont aider à muscler toujours plus votre force de travail ?
Marqueur n°1 : une bonne communication en toute circonstance
La présence, mais à distance : ces derniers mois, les visioconférences se sont invitées dans le quotidien des entreprises et les modes de collaboration ont ainsi été profondément transformés. Pour adresser ces enjeux, les applications dans ce domaine se sont multipliées.
Que ce soit pour communiquer entre collègues, avec les clients ou favoriser un climat serein avec les managers, il y a bien sûr les indétrônables Zoom et Google Meet. Gratuites, ces deux applications sont reconnues pour leur fluidité et leur facilité d’utilisation.
Mais elles sont loin d’être les seules plateformes sur le marché. GotoMeeting marque des points pour la clarté de son interface sur mobile. De son côté, Microsoft Teams se présente avant tout comme une “plateforme collaborative” : au-delà d’être une application pour les visioconférences, c’est aussi une messagerie des outils de brainstorming à distance (un tableau blanc, création de salle, projection de contenus interactifs…). Un service accessible dès lors que vous avez le pack Microsoft pour un semblant de “vraie vie”.
Et c’est dans cette lignée que s’inscrit Discord : en recréant des espaces de convivialité et de discussion, l’appli a explosé pendant le premier confinement, passant numero 1 des téléchargements.
Enfin, la petite dernière, 100% européenne, StarLeaf, a fait le choix d’une utilisation simple et hyper fiable, certifiée ISO/IEC27001 avec des communications cryptées en transit et au repos. Argument clé quand on sait que beaucoup de dirigeants se méfient du travail à distance principalement par crainte des fuites de données et soucis de confidentialité.
Marqueur n°2 : une bonne concentration
A distance comme en présentiel, les distractions peuvent être nombreuses, notamment lorsqu’il s’agit de mener à bien une tâche complexe. Mails intempestifs, notifications de ses applications, addiction aux réseaux sociaux, visite ou appel impromptu… tout ceci participe à couper les phases de travail.
Pour favoriser un contexte de “deep work”, plusieurs applications ont vu le jour comme Cold Turkey ou encore Forest.
La première bloque l’accès à certains sites (jeux, réseaux sociaux, mails…), sur une période donnée, à des moments précis de la journée. Pour limiter au maximum les tentations, il est même possible de verrouiller la minuterie.
A vous en tant qu’employeur d’encourager et de communiquer sur ce mode de fonctionnement : puisque sans organisation et autorité, cela pourrait vite devenir l’anarchie, avec des ratés.
Avec Forest, c’est plus ludique : on plante une graine à chaque fois que l’on a besoin de rester concentré sur un sujet. A moins de sortir de l’application, la graine se transformera en arbre en 30 min. Plus on travaille, plus la forêt se densifie ! Un peu de gamification pour embarquer les équipes : c’est simple mais il fallait y penser.
Encore plus simple : IOS comme Android ont désormais des fonctions “bien-être numérique” qui permettent d’analyser ses comportements sur smartphone et de prendre conscience de potentielles addictions.
Marqueur n°3 : le stress
La crise sanitaire a redonné un caractère “humain” aux métiers des RH. Outre les distractions, vos salariés gagneront aussi en performance par une bonne gestion de leur stress et émotions. C’est l’ennemi n°1 des entreprises, le facteur qui vient paralyser les plus fermes volontés et gripper les plus belles consciences professionnelles. Alors pourquoi ne pas encourager la méditation et porter plus généralement le bien-être de vos salariés ?
Pour cela, Petit Bambou est l’appli référence, dans la vie perso comme pro. Avec des programmes courts (dont certains spécifiques sur le travail), l’appli promet une meilleure gestion du stress en pratiquant la méditation de pleine conscience facilement. Cousine dans la démarche, Breathing Zone est une application qui apprend à mieux respirer. Idéal pour gérer les pics de stress et aider à désamorcer des situations complexes. Le petit plus : l’application détecte automatiquement le rythme de la respiration et permet à l’utilisateur de retrouver un confort, en quelques minutes.
Marqueur n°4 : une bonne gestion du temps
Savoir gérer son temps est un gage de performance pour vos salariés. Pour les aider à bien optimiser leurs projets, voici deux applications prometteuses qui laissent la possibilité à chacun de s’organiser. Argument qui a toute son importance dans un contexte où les journées ne sont pas toujours linéaires.
Clear Todos est conviviale et intuitive : elle permet de gérer sa to-do list facilement, en visualisant ses objectifs et en détaillant simplement les étapes pour les atteindre. Le travail devient plus concret, les sous-tâches rassurent. Bonus : l’appli se synchronise avec l’iCloud. Workflowy quant à elle prend une posture très dédramatisante : avec une interface minimaliste, vous voilà embarqué vers un environnement de travail cadré, organisé et propice à plus de sérénité et donc d’efficacité. Un article complet, où celle-ci est testée, est à retrouver ici.
Marqueur n°5 : une bonne équipe
Vous souhaitez peut-être encourager vos équipes à travailler collectivement et favoriser un climat propice aux échanges, même à distance ? Voici un outil qui rassemble et permet de piloter efficacement tout type de projet : Monday.com. C’est LA plateforme qui a facilité la vie des télétravailleurs en centralisant la gestion des tâches de chaque collaborateur sur une seule et même interface. Pour adresser les enjeux de co-collaboration, elle permet de définir des sprints de travail avec l’ensemble de l’équipe, assigner, commenter ou prioriser une tâche etc. Et bonus : le rendu final est coloré, dynamique et très intuitif. Fini les mails avec toute la terre en copie ! C’est l’application qui synchronise, fédère et optimise. Difficile de faire plus complet.
Dans la même veine, n’oublions pas Notion : un principe assez proche, avec des fonctionnalités qui favorisent le travail d’équipe et le partage de documents.
Marqueur n°6 : une bonne créativité
Une entreprise performante est une structure créative, qui pousse les collaborateurs à sortir de leur zone de confort pour innover et ne jamais s’endormir sur leurs lauriers. Mais pour vos salariés, ce n’est pas toujours simple d’être force de proposition, bien souvent pris dans les tâches du quotidien…
Partant de ce constat, Paper by Dropbox est l’application qui va donner un coup de pouce aux idées et inspirations. Faire des esquisses, dessiner, annoter des photos, élaborer des schémas, des diagrammes, prendre des notes… L’interface, épurée et fluide, permet de créer rapidement et sans contraintes. Un outil facile d’usage pour laisser la place à la création, sans s’alourdir de menus complexes. Une belle façon de pousser par exemple vos salariés vers des projets plus engagés.
Et pour donner encore plus de perspective et surtout partager votre vision et vos chantiers, le mindmapping (carte mentale en français) est un très bon outil. SimpleMind comme Coggle en ont bien saisi tout le potentiel : avec une prise en main rapide et une utilisation intuitive et collaborative, le mindmapping permet un rendu très visuel et facile d’accès, sur des sujets qui peuvent pourtant être complexes et multi-dimensionnels.
Ci-dessous, un exemple de rendu avec SimpleMind :
Idéal donc pour montrer les enjeux de votre structure et mobiliser vos salariés autour de vos chantiers. D’autant qu’il est possible d’ajouter des médias, des documents ou encore des mémos vocaux, tout en agrémentant la carte de couleurs ou de symboles divers. Bref, les salariés entrent plus rapidement dans les sujets de fond et peuvent participer, chacun à leur échelle, à la réflexion et la prospective.
Et bonne nouvelle : la plupart des applications présentées ici ont une version gratuite. A vous donc de les essayer avant de les adopter définitivement. Le smartphone, s’il peut être un ennemi de la concentration et de la performance, peut permettre aussi d’expérimenter de nouvelles façons de faire, de s’organiser et créer ainsi un climat propice à la croissance et au développement de votre entreprise. A bon entendeur…
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