Les entreprises traversent une période incertaine, dans laquelle chaque centime compte. Beaucoup de dirigeants sont contraints de revoir leur gestion et leurs pratiques pour réduire les coûts. La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas toujours nécessaire de prendre des mesures drastiques ou de réduire son personnel pour faire des économies. Quelques solutions simples peuvent améliorer sa rentabilité, en particulier pour une petite entreprise.
Automatiser ses notes de frais, acheter des smartphones reconditionnés, troquer ses services contre les produits des entreprises voisines,… voici 9 bonnes idées pour faire des économies.
1. Le papier, c’est tabou. En viendrez-vous à bout ?
Un salarié français moyen imprime 28 pages par jour, dont une bonne partie ne sert que pour la journée. C’est à la fois un coût direct (papier, encre, imprimante)… mais aussi des coûts cachés : bien souvent, l’impression est un indice d’une tâche qui pourrait être traitée différemment, voire automatisée. Facturation, validation et signature de documents, archivage : informatiser et simplifier une procédure demande une période d’adaptation (et parfois l’achat de logiciels), mais est souvent plus rentable à long terme.
2. Recrutement : avez-vous pensé à la cooptation ?
Même en période de crise, il est parfois indispensable de recruter. Une tâche à la fois coûteuse et chronophage. Et comme le dit le proverbe : le temps, c’est de l’argent. D’après une étude de Peerlink, le coût d’un recrutement – du sourcing à l’embauche – est de 5300€ en France en moyenne. La cooptation est un mode de recrutement consistant à recommander une personne de son réseau pour un poste. Elle permet de faire des économies substantielles : elle offre des profils plus qualifiés, plus rapidement, avec des candidats plus engagés.
3. Télétravail : et si vous réduisiez le coût de vos bureaux ?
Nous l’avons montré dans notre précédent article : bien avant la pandémie, certaines entreprises avaient déjà fait le choix du télétravail, total ou partiel. En effet, cette pratique permet d’investir dans des locaux plus petits et de réduire ses frais de fonctionnement. Selon une étude américaine de Global Workplace Analytics, chaque employé à distance la moitié de la semaine permettrait aux entreprises d’économiser environ 11 000 dollars par an.
4. Prenez le virage vert !
Les frais généraux grignotent une part non négligeable de la rentabilité d’une entreprise. En investissant dans des équipements plus vertueux, les économies à moyen et long termes peuvent être importantes. De nombreuses solutions sont possibles : installer des ampoules LED, mettre des éclairages avec détecteur de mouvement dans les escaliers ou les parking, équiper les robinets de réducteurs de débit, demander aux collaborateurs d’éteindre les ordinateurs la nuit, investir dans des cartouches d’encre rechargeables,… La planète et votre expert-comptable vous remercieront.
5. Achetez d’occasion (et faites une bonne action)
Véhicules de seconde main, vêtements déjà portés, smartphones reconditionnés,… l’essor des achats d’occasion dans la vie des particuliers n’est plus à démontrer. Et si les entreprises s’y mettaient aussi ?
De plus en plus de dirigeants rejoignent le mouvement en proposant des équipements reconditionnés avec deux avantages : une réduction des coûts et un impact écologique positif. C’est d’ailleurs la promesse de la start-up Adopte Un Bureau qui propose du mobilier professionnel d’occasion ou reconditionné. Une pratique gagnant-gagnant !
6. Au-to-ma-ti-sez !
Au quotidien, chaque collaborateur effectue plus ou moins de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Il est donc intéressant de les recenser et de les étudier pour comprendre comment les automatiser. Car l’automatisation évite les erreurs, réduit les coûts et augmente l’efficacité… tout en permettant aux salariés de se concentrer sur leur cœur de métier. Création de modèles d’e-mails standardisés avec Mailchimp, gestion automatique des relances de facture avec UpFlow, signature et validation de documents via un téléphone avec Yousign,… Sky is the limit!
7. Renégociez, comme au marché.
Éplucher ses contrats et abonnements est une tâche parfois fastidieuse, mais qui permet systématiquement de faire des économies. Et en particulier sur des marchés très évolutifs comme les forfaits de téléphone ou les abonnements internet. Il n’est même pas nécessaire d’être un as de la négociation, il suffit bien souvent de demander. Alors, n’hésitez pas à changer de fournisseur dès lors que vous pensez pouvoir obtenir un service équivalent pour un prix moins élevé.
8. Fini, le cauchemar des notes de frais.
D’après la société N2F, la gestion d’une note de frais « à la main » prend en moyenne 20 minutes et coûte 53€. Lorsqu’une erreur est commise, cela peut faire gonfler la facture de 48€. A la fin de l’année, une mauvaise gestion coûte en moyenne 300€ par salarié et par mois. Il est non seulement possible d’encourager les collaborateurs à réduire leurs frais (déplacement, repas, etc.), mais aussi d’automatiser leur gestion via des applications disponibles sur smartphone – comme Jenji, Expensya ou N2F – qui permettent à l’entreprise de visualiser et traiter rapidement chaque facture.
9. Un panier de fruits contre un site web ? Pensez à l’échange de services.
Avez-vous pensé à nouer des partenariats avec d’autres entreprises à proximité ? Une pratique originale et conviviale qui permet de réduire certains coûts évitables. Un article du Toronto Star décrit, par exemple, l’histoire d’un jeune producteur de nourriture biologique qui offre chaque semaine ses paniers de produits invendus, en échange d’un coup de main en marketing par une entreprise de sa ville.
Les solutions pour économiser ne manquent pas. Mais elles peuvent être mal perçues par les collaborateurs si elles sont vues comme une restriction. Au contraire, expliquer et sensibiliser les salariés à l’impact des dépenses sur le succès de la société est une bonne manière de les responsabiliser. Mentionner les conséquences directes des efforts de réduction des coûts – achat de nouveaux téléphones, augmentation des primes,… – encouragera chacun à contribuer à l’effort collectif. Et parfois même, à trouver de nouvelles sources d’économies auxquelles vous n’avez peut-être pas encore pensé.
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