Son tiempos de incertidumbre para las empresas, en los que cada céntimo cuenta. Muchos ejecutivos se ven obligados a replantearse su gestión y sus prácticas para reducir costes. La buena noticia es que no siempre hay que tomar medidas drásticas o recortar personal para ahorrar dinero. Unas cuantas soluciones sencillas pueden mejorar la rentabilidad, especialmente para una pequeña empresa.
Automatizar los informes de gastos, comprar smartphones reacondicionados, intercambiar servicios por productos de empresas vecinas… Te presentamos 9 grandes ideas para ahorrar dinero.
El papel es tabú. ¿Lo superarás?
El empleado español medio imprime 28 páginas al día, una buena parte de las cuales sólo se utilizan una vez. Se trata de un coste directo (papel, tinta, impresora) …pero también de un coste oculto: muy a menudo, la impresión es un ejemplo de una tarea que podría realizarse de otra manera, o incluso automatizarse. Facturación, validación y firma de documentos, archivos: informatizar y simplificar un procedimiento requiere un periodo de adaptación (y a veces la compra de programas informáticos), pero suele ser más rentable a largo plazo.
Contratación: ¿has pensado en la cooptación?
Incluso en tiempos de crisis, a veces es necesario contratar personal. Una tarea que es costosa y que requiere mucho tiempo. Y como dice el refrán: el tiempo es oro. La cooptación es un método de contratación que consiste en recomendar a una persona de la propia red para un puesto. Permite realizar un ahorro sustancial: ofrece perfiles más cualificados, más rápidamente, con candidatos más comprometidos.
3. Teletrabajo: ¿y si reduces el coste de sus oficinas?
Como mostramos en nuestro anterior artículo, mucho antes de la pandemia, algunas empresas ya habían optado por el teletrabajo, total o parcialmente. De hecho, esta práctica permite invertir en locales más pequeños y reducir los costes de funcionamiento. Según un estudio estadounidense de Global Workplace Analytics, cada empleado que trabaje a distancia la mitad de la semana ahorraría a las empresas unos 11.000 dólares al año.
4. ¡Hazte verde!
Los gastos fijos consumen una parte importante de la rentabilidad de una empresa. Al invertir en equipos más ecológicos, el ahorro a medio y largo plazo puede ser importante. Hay muchas soluciones posibles: instalar bombillas LED, instalar iluminación con detectores de movimiento en las escaleras o los aparcamientos, equipar los grifos con reductores de caudal, pedir a los empleados que apaguen los ordenadores por la noche, invertir en cartuchos de tinta recargables, etc. El planeta y su contable se lo agradecerán.
5. Compra de segunda mano (y haz una buena obra)
Coches de ocasión, ropa de segunda mano, smartphones reacondicionados,… El auge de las compras de segunda mano en la vida de los particulares ya no se cuestiona. ¿Y si las empresas también se implican?
Cada vez son más los gestores que se suman al movimiento ofreciendo equipos reacondicionados con dos ventajas: una reducción de costes y un impacto ecológico positivo. Esta es la promesa de la start-up Adopte Un Bureau, que ofrece mobiliario profesional de segunda mano o reacondicionado. Una práctica en la que todos ganan.
6. ¡Au-to-ma-ti-zad!
Cada día, cada empleado realiza tareas más o menos repetitivas con poco valor añadido. Por lo tanto, es interesante identificarlos y estudiarlos para entender cómo automatizarlos. Porque la automatización evita errores, reduce costes y aumenta la eficiencia… al tiempo que permite a los empleados centrarse en su actividad principal. Creación de plantillas de correo electrónico estandarizadas con Mailchimp, gestión automática de recordatorios de facturas con UpFlow, firma y validación de documentos a través de un teléfono con YouSign,… ¡El cielo es el límite!
7. Renegociar, como en el mercado.
Revisar sus contratos y suscripciones es a veces una tarea tediosa, pero siempre supone un ahorro. Y sobre todo en mercados muy evolucionados, como los paquetes telefónicos o las suscripciones a Internet. Ni siquiera hay que ser un experto negociador, sólo hay que preguntar. Así que no dude en cambiar de proveedor si cree que puede obtener el mismo servicio por menos dinero.
8. Se acabó la pesadilla de los informes de gastos.
Según la empresa N2F, gestionar un informe de gastos «a mano» lleva una media de 20 minutos y cuesta 53 euros. Cuando se comete un error, puede llegar a sumar 48 euros. Al final del año, una mala gestión cuesta una media de 300 euros por empleado y mes. No sólo es posible animar a los empleados a reducir sus gastos (viajes, comidas, etc.), sino también automatizar su gestión a través de aplicaciones disponibles en los smartphones -como Jenji, Expensya o N2F- que permiten a la empresa ver y procesar rápidamente cada factura.
9. ¿Una cesta de frutas para un sitio web? Piensa en el intercambio de servicios.
¿Ha pensado en asociarse con otras empresas de su zona? Es una práctica novedosa y amigable que puede reducir algunos costes evitables. Un artículo del Toronto Star, por ejemplo, describe la historia de un joven productor de alimentos orgánicos que ofrece sus cestas de productos no vendidos cada semana a cambio de una mano de marketing de una empresa local.
No faltan soluciones para ahorrar dinero. Pero pueden ser mal percibidos por los empleados si se ven como una restricción. Por el contrario, explicar y hacer conscientes a los empleados del impacto del gasto en el éxito de la empresa es una buena manera de hacerles responsables. Mencionar las consecuencias directas de los esfuerzos de reducción de costes -compra de nuevos teléfonos, aumento de las primas, etc.- animará a todos a contribuir al esfuerzo colectivo. Y, a veces, incluso para encontrar nuevas fuentes de ahorro en las que quizá no habías pensado todavía.
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